Ở đây sẽ giới thiệu chi tiết cách trộn thư trong Microsoft word 2003 và 2007

            Đầu tiên, Soạn thảo file word gốc có sẵn mà nội dung các văn bản đều giống nhau để chèn thông tin khác nhau vào.

1. Đối với Microsoft Word 2003 ta làm như sau:

            Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…

tron-thu-trong-word-1

            Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.

tron-thu-trong-word-2

            Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.

tron-thu-trong-word-3

            Bước 4: Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.

tron-thu-trong-word-4

            Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel (là file danh sách đã lập có nội dung: họ tên, địa chỉ, số điện thoại…) cần chèn vào văn bản gốc, nhấp chọn file sau đó nhấn Open.

tron-thu-trong-word-5

            Bước 6: Trong file excel có thể có nhiều sheets, ta cần chọn đúng sheet chứa dữ liệu cần chèn và nhấn OK.

tron-thu-trong-word-6

            Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.

tron-thu-trong-word-7

            Bước 8: Tiếp tục nhấn Next

tron-thu-trong-word-8

            Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…

tron-thu-trong-word-9

            Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ.

tron-thu-trong-word-10

            Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả.

tron-thu-trong-word-11

            Bước 12: Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư.

tron-thu-trong-word-12

            Bước 13: Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.

tron-thu-trong-word-13

            Bước 14: Chọn All

tron-thu-trong-word-14

            Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.

tron-thu-trong-word-15

            Vậy là ta đã có được số lượng văn bản theo như danh sách trong bảng excel đã lập mà không phải gõ từng đó văn bản và sửa nội dung của từng văn bản cho phù hợp với danh sách

 

2. Đối với Microsoft Word 2007

            Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

tron-thu-trong-word-16

            Bước 2: Chọn Letters và nhấn Next.

tron-thu-trong-word-17

            Bước 3: Chọn như hình dưới

tron-thu-trong-word-18

            Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.

tron-thu-trong-word-19

            Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình.

tron-thu-trong-word-20

            Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.

tron-thu-trong-word-21

            Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.

tron-thu-trong-word-22

            Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.

tron-thu-trong-word-23

            Bước 9: Nhấn OK

tron-thu-trong-word-24

            Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục

tron-thu-trong-word-25

            Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…

tron-thu-trong-word-26

            Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.

tron-thu-trong-word-27

            Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả

tron-thu-trong-word-28

            Sau khi thực hiện xong có được  kết quả như sau:

tron-thu-trong-word-29

            Cách thao tác trên Microsoft Office Word 2010 và 2013 hoàn toàn tương tự  như đối với Microsoft Word 2007.

            Với việc thực hiện được thao tác trộn thư trong Microsoft Word mà ta có thể dễ dàng tạo nhiều file giấy mời, thư cảm ơn, ... gửi đến nhiều người chỉ trong vài thao tác trên, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

BBT